Totto fortalece su gestión documental para soportar una operación de 300.000 facturas al mes

Las grandes transformaciones empresariales no siempre comienzan con una nueva línea de negocio o la apertura de un mercado internacional. En ocasiones, el cambio más profundo ocurre cuando una compañía redefine la manera en que gestiona su operación diaria. Ese fue el punto de partida de Totto para fortalecer su estrategia de compliance digital y preparar su crecimiento con una estructura más sólida.

Con presencia en 52 países, la compañía enfrenta un entorno donde la velocidad de las operaciones debe ir acompañada de procesos capaces de responder con el mismo nivel de precisión. En este contexto, el cumplimiento normativo dejó de ser una tarea exclusivamente administrativa para convertirse en un componente estratégico de la competitividad.

El volumen de información que circula diariamente ilustra la dimensión del desafío. Solo en Colombia la empresa recibe entre 3.000 y 3.500 facturas de proveedores cada mes y procesa alrededor de 300.000 facturas mensuales mediante sus distintos canales comerciales.

Ese flujo permanente de documentos exigía una operación capaz de mantener el control sin perder agilidad. La dependencia de procesos manuales incrementaba la carga de trabajo y elevaba la posibilidad de reprocesos, especialmente en un escenario donde las exigencias regulatorias evolucionan constantemente.

A esta realidad se suma una operación integrada por cerca de 250 puntos de venta, franquicias, proveedores y diferentes mercados. Coordinar cada uno de esos frentes implica que la información viaje de forma ordenada, segura y con plena trazabilidad.

«Operar a esta escala implicaba gestionar una complejidad creciente en múltiples frentes, desde la coordinación de nuestra red comercial hasta el cumplimiento de requisitos regulatorios cada vez más exigentes, todo mientras el volumen de transacciones seguía aumentando de manera exponencial», señaló Patricia Bustos, Coordinadora de Cuentas por Pagar en Totto.

Para responder a ese panorama, la empresa impulsó una estrategia junto con ESTELA que integró facturación electrónica, recepción documental, automatización de procesos, reportería, inteligencia artificial y conexión mediante APIs con Microsoft Dynamics. La meta era construir una operación donde la información fluyera de manera continua entre los diferentes procesos.

La decisión también refleja una tendencia que se consolida a nivel global. Según el Global Compliance Study 2025 de PwC, el 82% de las organizaciones planea incrementar su inversión en tecnología para fortalecer las actividades de cumplimiento normativo, impulsadas por mejoras en la gestión de riesgos, la productividad y la eficiencia operativa.

La diferencia radica en que el cumplimiento comenzó a integrarse desde el diseño mismo de la operación. En lugar de intervenir al final del proceso, pasó a acompañar cada transacción desde su origen, fortaleciendo el control sin afectar la velocidad del negocio.

«El principal objetivo no era únicamente digitalizar documentos, sino orquestar un ecosistema transaccional capaz de responder en tiempo real a las operaciones de alta complejidad de Totto, garantizando al mismo tiempo control, trazabilidad y cumplimiento normativo a lo largo de toda la cadena de procesos», afirmó Joly Anillo, Lideresa de ESTELA en Colombia.

Como resultado, la compañía fortaleció el control sobre la recepción y emisión de documentos electrónicos, redujo riesgos fiscales y obtuvo una mayor visibilidad sobre el estado de sus operaciones, facilitando decisiones más ágiles y una mejor coordinación entre las diferentes áreas.

«Cuando el cumplimiento digital se integra de forma nativa a la operación, se transforma en una ventaja competitiva que habilita mayor agilidad, control y capacidad de crecimiento en las organizaciones», señaló la líder de ESTELA en Colombia. El caso demuestra que la innovación empresarial también se construye fortaleciendo aquellos procesos que, aunque pocas veces son visibles para el consumidor, sostienen el crecimiento de toda la organización.

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