La transformación digital ha revolucionado la manera en que las empresas realizan sus transacciones comerciales. En este sentido, existen diferentes tipos de facturación que permiten llevar un registro detallado de las transacciones, y dos de ellos son la factura P.O.S. y la factura electrónica.
De acuerdo a Saphety Colombia, líder en soluciones de facturación electrónica e intercambio de documentos electrónicos entre empresas, la factura P.O.S. es un sistema que permite registrar las ventas de las diferentes cajas registradoras o puntos de ventas. Es orientado hacia las ventas al detal puesto que a diferencia de la factura no discrimina los datos de identificación del adquirente. Este sistema P.O.S. (point on sales) según sus de ventas o punto de venta en inglés, genera documentos que si bien no son una factura son un documento equivalente, el cual está regulado en los artículos 10, 13 y 36 de la Resolución Dian 000042 de 2020.
Se utiliza principalmente para ventas al detal como tiendas, supermercados, restaurantes, grandes superficies, etc., y trae como beneficio entre otros su simplicidad de implementación, la rapidez en la expedición del documento ayudando a controlar las filas, el control de los inventarios, entre otros.
“Ambos sistemas requieren previamente una Resolución de numeración por parte de la Dian en su plataforma dependiendo de si es factura o documento P.O.S., sin embargo, la principal diferencia a hoy es que la factura se emite en tiempo real para validación de la Dian en forma electrónica, mientras que los documentos tipo P.O.S. se siguen emitiendo de manera física. Existen otras diferencias por ejemplo en cuanto al contenido del documento, pero la más relevante es que la factura ya es totalmente electrónica, mientras que el P.O.S. no, aunque va camino a convertirse próximamente también en un documento electrónico validado por la Dian”, afirmó, José Fernando Medina, country manager de Saphety Colombia.
En general, las empresas que emiten documentos P.O.S. instalan estaciones de captura en sus cajas registradoras las cuales luego llegan a un sistema centralizado de la compañía. Estos registros hacen parte de los soportes en las declaraciones de impuestos que hacen las empresas que los emiten.
En estos momentos la facturación P.O.S. no está conectada en línea con la Dian, por lo tanto es el emisor de estos documentos quienes periódicamente le reportan a la autoridad fiscal este tipo de transacciones.
“Hoy, el adquirente o comprador no puede tomar como base de gastos para su tributación, aquellas compras que haga a través de un documento P.O.S. Eso significa que el documento P.O.S. se toma como soporte dentro de la base gravable del vendedor, mas no del comprador”, comentó Medina.
Actualmente, ya entró en vigencia para los grandes contribuyentes la Resolución Dian 1092 de 2022 que indica que las compras superiores a 5 UVT (Unidad de valor tributario que hoy está en $42.412) ya no se deben sustentar como documento P.O.S., sino como factura, además que las compras que un adquirente haga por debajo de estas 5 UVTS podrá solicitarle, sean respaldadas por una factura en vez de un documento P.O.S., con ello en esos casos, el comprador o adquirente si va a poder utilizar estos documentos factura para soportar de esos gastos dentro de su base gravable.
Según la compañía, en la reciente Ley Fiscal de 2022, se explica que las compras hechas por medios digitales y factura electrónica tendrán una deducción hasta del 1% de la base fiscal del adquirente o comprador, cumpliendo ciertos otros requisitos que en la misma ley se explican.
“Existe un proyecto de Resolución de Dian de 2022 en donde se indica que esos documentos P.O.S. por debajo de 5 UVTS serán documentos equivalentes electrónicos también previamente validados por Dian. Para conocer el calendario de implementación de este proceso se debe aguardar para la Resolución en firme sobre lo cual está trabajando la autoridad fiscal. También es importante resaltar que las personas que hoy emitan documentos P.O.S. podrán a voluntad cambiar y hacerlos como Factura electrónica”, concluyó, Medina.