La crisis sanitaria del Coronavirus está acelerando la transformación digital e impulsando la utilización de tecnologías que favorecen las transacciones no presenciales y permiten mantener la actividad económica, ayudando a reducir los efectos de una crisis económica. En este escenario, cientos de miles de empresas están acelerando la digitalización de sus procesos de gestión para no verse obligadas a parar su actividad comercial. Un nuevo contexto donde la firma digital de documentos se posiciona como una herramienta clave para las empresas.
Además de ser totalmente segura, la firma digital de documentos permite mantener la actividad contractual del negocio evitando desplazamientos, reuniones presenciales y el uso de papel u otros materiales que pueden favorecer el contagio. Además, al realizar digitalmente los procesos, el almacenamiento no es físico, lo que reduce drásticamente el ahorro en costes de archivos y el uso del papel. Por otra parte, la custodia en la nube permite que los datos se puedan consultar desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
Firma digital para todos
La solución de firma digital Contralia, de SERES, permite a cualquiera empresa la adopción inmediata del sistema para poder enviar, aceptar y firmar documentos contractuales, incluidos los documentos justificativos, que requieran de un consentimiento manifiesto de forma electrónica. De esta manera, gracias a Contralia, las empresas pueden automatizar todo el proceso de notificación y seguimiento y guardar pruebas fehacientes de todas las acciones que se realizan en él.
Ventajas de la firma digital de documentos
Contralia simplifica las tareas administrativas, automatizando el proceso y gestionando la documentación de forma más eficiente, al incluir también el intercambio de datos con los sistemas de gestión, eliminando el papel y activando los procesos de BackOffice como la contratación y alta de los servicios.
Además, la firma online agiliza los procesos de contratación, ofrece trazabilidad (total o parcial) del estado de la documentación, integra los datos con los sistemas internos de la empresa.
Asimismo, la gestión documental electrónica permite a los clientes tramitar de forma masiva los envíos certificados con acuse de recepción, la recepción de documentos por un tercero, la firma electrónica de documentos (pólizas, contratos, nóminas, plantillas, etc.).
¿Cómo funciona Contralia?
Contralia se apoya en el sistema «One Time Password» y facilita un entorno sencillo para la identificación y firma electrónica del destinatario mediante un código de un sólo uso recibido por SMS. Además, se adapta de forma sencilla a diferentes procesos de contratación, independientemente del canal de relación con el cliente (cara a cara, online, en una sucursal, móvil, etc.) y es un servicio de confianza.
La firma digital en Colombia
En Colombia, la firma digital de documentos se encuentra regulada por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000. La primera define y establece los requisitos para el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y, además, regula las entidades de certificación. Según esta ley, la firma digital “tiene la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita”. En el artículo 7 se establece que para que la firma digital cumpla con los mismos requisitos que la electrónica, debe permitir identificar al iniciador de un mensaje de datos, debe servir para indicar que el contenido cuenta con su aprobación y debe ser confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.
Con relación a las entidades de certificación, la Ley 527 de 1999 dispone que las entidades de certificación sean las encargadas de otorgar las firmas digitales, bajo el control y la vigilancia de la Superintendencia de industria y comercio. El Decreto 1747 de 2000 define las entidades de certificación.