La factura electrónica no solo supone un cambio técnico y legal, con ella también cambia la relación con los socios comerciales y los procesos de gestión e intercambio de documentos. En la práctica, este cambio puede ser traumático si no se aborda de una manera global y en profundidad, ya que son muchas las situaciones que requieren una respuesta específica y correcta. “El objetivo de la factura electrónica-afirma Alberto Redondo, director de marketing de SERES para Iberia y LATAM- es mejorar la productividad de las empresas, mejorar las relaciones comerciales con clientes y proveedores y automatizar los procesos, reduciendo errores y costes. El problema es que no todos los caminos llevan al éxito”.
Desafío 2019
El impulso legal de la DIAN a la factura electrónica durante 2019, que continuará en 2020, acelerará la evolución de las empresas hacia la electrónica, sin embargo, se seguirán recibiendo facturas en papel. Según SERES, la automatización del proceso de recepción y emisión debe ser uno de los grandes objetivos de las compañías durante este año.
La realidad es que cuando una empresa empieza a emitir facturas electrónicas, no todos los clientes tienen el mismo proceso de recepción. Por lo tanto, desde el principio, hay que hacer partícipe a los socios del negocio (clientes o proveedores) del procedimiento utilizado para que el proyecto pueda avanzar de una forma óptima en el menor tiempo posible, ya que no se trata de un cambio radical, sino bastante progresivo.
Es importante entender que la emisión y recepción de facturas tiene otros procesos adicionales. En la recepción, está el propio hecho de recibir la factura, su identificación, su redirección para que sea validada, la manera de teclearla en el sistema, cómo se gestionarán las discrepancias, la gestión de los documentos de respuesta y acuses de recibo, etc. Estos escenarios deben tenerse en cuenta al generar la factura. Hay que incluir toda la información legal requerida y también la que solicita el cliente y, luego, realizar el seguimiento a esas facturas. Además, está el hecho de que en Colombia todavía se reciben muchas facturas en papel, y se seguirán recibiendo durante meses.
Reglas para la recepción
Para evitar problemas hay reglas de dos tipos. La primera, identificación: para pasársela a un gestor para que la valide o discrepe. La segunda: validación de contenido.
Y una vez que la factura llega a la persona que tiene que tratarla, podemos encontrarnos con diferentes organizaciones a la hora de gestionar las facturas y todo este workflow se puede hacer de la manera más automática posible. Si por algún motivo se acerca la fecha que la normativa obliga, sin que exista respuesta, el sistema alerta para que el departamento financiero tenga constancia de esos desajustes y que de una forma automática se pueda reaccionar y, por tanto, evitar retrasos indeseables.
Todo esto tiene mucho que ver con la Gestión de la Comunidad. Muchas empresas han desarrollado guías, documentos, donde se explica a los proveedores qué campos deben rellenar, dónde, qué peculiaridades deben tener esos campos para que de una manera identificada esa factura sea fácilmente identificable, sea distribuida a la persona correspondiente y finalmente esa persona tenga las herramientas, sin necesidad del uso del papel, y que con un solo click tenga la capacidad de aceptar o rechazar la factura.
Una vez identificada, la factura se introduce en el sistema automáticamente evitando los errores de una mecanización manual, reduciendo costes y asegurando la trazabilidad del documento. Lo ideal es integrar en el sistema de gestión (ERP) automáticamente la información de la factura electrónica XML eliminando errores.
Reglas en emisión
En la emisión de facturas hay situaciones que la complican. La primera, cuando la empresa emite por email, pero el cliente la solicita en papel. La segunda, cuando se emite por email, pero no llega a la persona adecuada o nadie la recibe. En el caso de los portales cerrados, se obliga al cliente a acceder al portal para ver la factura, lo que le quita tiempo y le limita la gestión.
Por su parte, el Portal de factura electrónica de SERES ofrece un entorno gratuito para acceder a las facturas de todos los proveedores, permitiendo descargarlas.
El sistema permite monitorizar el proceso de forma avanzada para que, cuando se emite una factura, la empresa sepa que el destinatario la ha recibido correctamente, unificando todo ello en un mismo entorno que evita sobrecargar los procesos, lo que se consigue con un “bot”, que trabaja para evitar para posibles errores.