Digitalización y compliance: 5 consejos para mejorar la transparencia en las compras

Las organizaciones hoy en día tienen el compromiso social de un adecuado comportamiento corporativo, es por eso la importancia que en años recientes ha adquirido el compliance, es decir, el establecimiento de políticas y procedimientos que garanticen la transparencia y cumplimiento de la normativa interna y externa.

Un compliance adecuado permite, entre otros muchos beneficios, la reducción de fraudes al interior de las empresas; según la edición 2022 del estudio Fraude ocupacional: Un reporte a las naciones, realizado por la organización global Association of Certified Fraud Examiners, los fraudes perpetrados desde el interior de las empresas, originados en las diferentes áreas que las componen, pueden alcanzar hasta los 117,000 dólares de pérdidas en promedio por caso.

El mismo estudio, que analiza el escenario de fraudes documentados en 133 países, señala al área de Compras dentro del top 3, en la cual la corrupción es el principal esquema de los casos documentados con el 82%, seguido por las áreas de alta dirección con 65% y el área de Ventas con 51%. Este dato se puede correlacionar en América Latina con el hecho de que la corrupción está identificada como el principal esquema de fraude en la región con el 59% de los casos.

Entre las principales razones que contribuyen a la existencia del fraude ocupacional están la falta de control interno y la anulación de controles existentes, ambas representan casi la mitad de los casos. Las cifras no son alentadoras, pero nos muestran el panorama al que hoy en día se enfrentan las empresas y las áreas de compliance, encargadas de mantener la transparencia, para mejorar los procedimientos en procesos como la gestión de compras.

¿Cómo prevenir el fraude ocupacional en el área de Compras?

Un aspecto muy importante es el seguimiento interno y las acciones tomadas para prevenir estos casos en el futuro, el estudio revela que el 81% de las empresas modificaron sus procedimientos en consecuencia. Entre los cambios más comunes realizados está el monitoreo proactivo de la información con el 64%.

Si bien la capacitación constante, los códigos de conducta y la supervisión de la gerencia se han consolidado como elementos clave del compliance en las empresas, las herramientas tecnológicas online se han posicionado como las aliadas naturales en el cuidado de las acciones diarias.

“Las empresas hoy en día deben encontrar el balance entre el factor humano y el desarrollo tecnológico en la búsqueda de un nivel adecuado de compliance”, comenta Luiz Reis, Director de Crecimiento de Operaciones Internacionales de Bionexo Latam, empresa healthtech especializada en la digitalización de procesos en el sector salud.

Desde la experiencia de esta empresa, Reis comparte cinco consejos para hacer de la tecnología la mejor aliada, para mantener procesos de compras efectivos y transparentes.

1. Desmitificar la digitalización en las compras. El primer paso es un cambio de la mentalidad tanto en la alta gerencia como en el personal que realiza las compras en el día a día. La digitalización debe visualizarse como una aliada con todas las ventajas en eficiencia y transparencia que tiene.
2. Mantener candados digitales. Una de las principales ventajas es que en los procesos digitales todo queda registrado. Los datos dejan huella, son difíciles de borrar o modificar si se tienen los candados adecuados, además de que la información hoy se guarda en la nube.
3. Capacitación constante. Los cambios que ocurren gracias a los avances tecnológicos y las actualizaciones recurrentes en los programas, requieren de mayor atención y un equipo de trabajo más preparado para sacar el mejor provecho de las herramientas, reduciendo también la posibilidad de fraudes.
4. Compromiso de la gerencia desde cualquier parte. Hoy en día la información digital puede consultarse desde cualquier lugar en cualquier momento. Abre la puerta a mejores procesos de auditoría interna y a que la gerencia pueda supervisar la información y tomar mejores decisiones.
5. Gestión de reportes. Representa una herramienta básica de transparencia, lo mejor es que en muchos casos se pueden hacer los ajustes necesarios, para recibir reportes que reflejen la información más útil para la toma de decisiones.

“La transparencia es uno de los valores más apreciados actualmente no solo por las empresas, sino también por sus colaboradores y clientes. El uso de la tecnología a la par de buenas prácticas de capital humano, es una gran combinación en la construcción del compliance en las organizaciones”, concluye Reis.

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