La factura electrónica es ya un fenómeno global y en la actualidad se utiliza en el 63,1% de los países de los cinco continentes, ya sea por la propia iniciativa de las empresas o por alguna exigencia normativa o de mercado. Del conjunto, Europa y América lideran su utilización, seguidas por Asia, África y Oceanía, según un Estudio elaborado por SERES, líder global en el intercambio electrónico de documentos.
La factura electrónica, no deja de ser una factura: un justificante de entrega de bienes o prestación de servicios, y tiene la misma validez legal que una factura en papel. Para que una factura sea electrónica debe ser expedida y recibida en formato digital. A pesar de que ofrece ventajas de todo tipo y es más segura y fiable que la factura en papel, su masificación es consecuencia de un movimiento internacional, impulsado muy a menudo, con leyes o normativas gubernamentales. En otros casos, ha sido el propio mercado, que busca nuevas fórmulas que mejoren la competitividad, quien ha promovido su utilización.
Reticencias
En el contexto de modernización tecnológica global, la factura electrónica es una de las innovaciones que ha tenido que superar mayores reticencias por parte de las empresas que vieron en ella la desmaterialización del documento más importante de cualquier negocio y un mayor control fiscal.
Estas resistencias se han superado en muchos casos con normativas que han obligado a la adopción progresiva de la e-factura, que es obligatoria -total o parcialmente- en el 30,8% de los países donde se utiliza.
Sin embargo, son más los países, el 32,3% donde esta adopción ha sido voluntaria por parte de las empresas e instituciones, que han visto en la factura electrónica una herramienta imprescindible para la optimización y mejora de los departamentos financieros y de la gestión general del negocio.
Europa en cabeza
Europa, con una presencia del 100%, y América -fundamentalmente los países latinoamericanos- con el 74,3% son los continentes que lideran el uso de la e-factura en el mundo. En ellos, gran parte del éxito de su uso se debe al impulso normativo por parte de los diferentes gobiernos y sectores de actividad para acelerar su implantación a través de la obligatoriedad de uso. Un ejemplo es México donde es obligatoria desde hace años, incluso en las relaciones entre empresas y ciudadanos (B2C).
Asia, con una implantación del 64,4%, sigue de cerca a estos dos continentes y África, con el 34,5%, y Oceanía, con el 21,4%, ocupan los últimos puestos en la utilización de la e-factura.
Europa es el continente con mayor índice de obligación, derivada del impulso dado por la Unión Europea para incrementarla y que obliga el uso de la factura electrónica en todas las transacciones con las Administraciones Públicas de los países miembro. En el resto de continentes, la forma de uso más extendida para la factura electrónica es el uso voluntario. Es decir, los gobiernos aceptan como válida la e-factura y son las empresas las que, viendo sus beneficios, están impulsando su uso.
Tendencias
Como en toda novedad tecnológica, la adopción de la e-factura ha vivido diferentes momentos a lo largo de su historia, cuya experiencia, aciertos y errores dibujan hoy su futuro. La compatibilidad entre proveedores, sistemas, formatos y normativas nacionales resuelta en gran medida con diferentes estándares, contribuyó a allanar el camino. En paralelo, muchos iniciaron el proceso creando portales web de facturación digital, poco amigables y tediosos. “Hoy, la tendencia de más éxito– comenta Alberto Redondo, Director de Marketing para Iberia y LATAM de SERES- viene de la mano de los proveedores de facturación electrónica, entidades reguladas que ofrecen servicios de facturación a las empresas, a menudo de pago por uso, que garantizan máxima seguridad, fiabilidad y trazabilidad de las facturas, incluso en sistemas mixtos que combinan soporte digital y en papel”. Estos proveedores permiten a las empresas adoptar el sistema inmediatamente sin necesidad de realizar ninguna inversión. Su eficacia es tal que algunos países han empezado a obligar o recomendar su utilización.