Ocho errores y ocho recomendaciones para estar al día en la administración de las pensiones

Si bien es cierto, el pasivo pensional en Colombia es un aspecto que para muchos de nosotros parece lejano y que solo le preocupa al gobierno, lo cierto es que afecta a miles de empresas públicas y privadas y a un sinnúmero de colombianos que aspiran obtener una pensión en el futuro.

Los expertos aseguran que han sido varios factores los que han contribuido a que el aumento del pasivo pensional tenga en alerta al país, donde la informalidad, la elusión, la evasión en los pagos de seguridad social y el desconocimiento en el manejo de los temas operativos y normativos de las pensiones por parte de las áreas gerenciales y de recursos humanos de las empresas han afectado aún más éste fenómeno.

Enrique Chaverra, Vicepresidente de TG Consultores, revela algunos errores que se han presentado durante los últimos 45 años en la gestión de las pensiones y que a la fecha siguen generándose:

1. El error histórico: decretar pensiones o beneficios en convenciones colectivas o por medio de decretos u ordenanzas, sin contar con un asesor financiero “actuario”, lo cual  incrementó de forma silenciosa el endeudamiento de las empresas públicas y privadas y le dio origen a la denominada “bomba pensional”.

2. Omisión en la custodia de hojas de vida y pagos de seguridad social, lo que hoy en día ha ocasionado el reporte erróneo de los salarios, afectando el cálculo de los bonos pensionales.

3. Con la expedición  de la Ley 100 de 1993, que reformó el sistema  de seguridad social del país, se implementó el sistema de autoliquidación de aportes para compañías y personas a partir del año 1995; un lapso durante el cual  un sinnúmero de empleadores no se percataron de verificar que la información de aportes de los trabajadores estuviese quedando registrada en la base del Seguro Social.

4. La omisión en el reporte de las novedades del personal tales como: retiros y traslados de régimen, generaron deudas presuntas que son exigibles por los fondos privados o por el Seguro Social, hoy Colpensiones, quienes asumen que los trabajadores continúan activos.

5. Las empresas que se fusionan o que compran a otras compañías revisan diversos temas, sin embrago, no realizan un análisis profundo del manejo interno que se le ha dado al tema de seguridad social; allí pueden existir costos ocultos, derivados de errores en el reporte de los salarios de los trabajadores o en la omisión en el reporte de las novedades.

6. La empresas públicas que reconocen pensiones y que no gestionan de forma eficiente el cobro de cuotas partes pensionales, pierden una fuente fundamental de la financiación de su pasivo pensional, ya que están asumiendo la totalidad de una de deuda de la cual son responsables solo en una parte.

7. Las empresas públicas y privadas que reconocieron pensiones y que por desconocimiento  o por no gestionar las normas de compartibilidad (Decreto 2879 de 1985, Art. 5, entre otros.) pierden la oportunidad de subrogarse hasta en un 90 por ciento de la deuda por cuenta de los jubilados que tengan afiliados al Seguro Social.

8. Para las entidades que son pagadoras de pensiones el hecho de no tener actualizados los datos generales y novedades en la composición familiar de los jubilados, puede ocasionarles pasivos subvaluados.

Sin embargo, los anteriores errores han sido subsanados por una serie de normas que han reformado positivamente la seguridad social en Colombia (Ley 100 de 1993, Ley 797 de 2003 y el Acto legislativo 001 del 22 de julio de 2005), logrando de esta forma reducir el número de regímenes pensionale.

TG consultores sugiere algunas estrategias gerenciales a las áreas de recursos humanos de las compañías, que les permitirán gestionar más eficientemente el tema pensional:

  1. Mantener bajo una custodia técnica sistematizada toda la información del área de personal.
  2. Actualizar anualmente la información de las historias de aportes a la seguridad social de los trabajadores.
  3. Realizar un plan para implementar dentro de las actividades de retiro, la verificación de requisitos para acceder a la pensión.
  4. Implementar áreas especializadas en las compañías que gestionen el tema de cobro y pago de cuotas partes pensionales en el caso de las entidades públicas.
  5. Para entidades públicas y privadas que pagan pensiones, se recomienda que verifiquen si sus pensionados tienen derecho a acceder a las mesadas del Seguro Social y aplicar la norma de compartibilidad que les permita disminuir el costo de su pasivo pensional. Lo anterior teniendo en cuenta, que por ejemplo una pensión de salario mínimo, requiere un capital de 154 millones de pesos.
  6. En las adquisiciones y fusiones de las compañías se recomienda verificar cómo se encuentra gestionada el área de recursos humanos en lo referente al pago y control de los aportes a seguridad social, lo anterior con el fin de evitarse sorpresas por omisiones.
  7. No dejar en manos de personas inexpertas el tema de seguridad social, ya que esto incrementa los riesgos y costos futuros por errores.
  8. Revisar la normatividad vigente y asesorarse con expertos en la materia.